契約書や案内状などを郵送する際には、封筒の扱い方にも一定の配慮が求められます。

その中でも「封緘」は、郵送業務において基本となる作業の一つです。

本記事では、封緘の意味や基本的な方法に加え、送付時のマナーや業務での効率的な進め方について解説します。

封緘とは

封緘（ふうかん）とは、封筒に書類を入れたあと、封入口を閉じて中身が外に出ないようにする作業を指します。

郵送中に書類が飛び出したり、輸送の過程で封が開いたりするのを防ぐ目的で行われます。

郵送対応では、配達が完了するまで封筒が開封されない状態を保つことが求められます。

封緘は、郵送物を未開封のまま届けるために行う基本的な作業です。

封緘の由来と方法の変化

封緘という言葉に使われている「緘」という字には、もともと紐で縛って封を閉じるという意味があります。

紙の封筒が一般化する以前は、書簡を紐や帯で結び、内容物が外に出ないようにする方法が用いられていました。

その後、紙の普及とともに封筒が使われるようになり、糊を使って封を閉じる方法が広く定着します。

現在では、糊付けに加えてシールやテープなども使われるようになり、用途や作業量に応じた方法が選ばれています。

また、海外では蝋を溶かして封をする封蝋が用いられてきた歴史もあります。

封緘は、時代や地域に応じて手段を変えながら行われてきました。

封緘の一般的なやり方

封緘のやり方に厳密な決まりはなく、郵送中に中身が飛び出さないよう封を閉じていれば問題ありません。

一般的には、書類を封筒に入れたあと、封入口を折り返し、糊などで固定する形が用いられます。

封筒のサイズに合わせて書類を折り、無理なく収まる状態で封入することが重要です。

封入口にしわや浮きがあると、輸送中に封が開く原因になるため、均一に閉じることが求められます。

糊付け以外にも、シールやテープを用いる方法があります。

これらは、短時間で多くの封緘作業を行う必要がある場合に用いられることがあります。

封緘における基本的なマナー

封緘は、書類を封筒に入れて閉じる作業である一方、送付先や文書の内容に応じた配慮も求められます。

特にビジネス文書や重要書類を送付する場合、封緘の状態によって管理体制や対応姿勢が伝わることがあります。

文書の種類や用途によって、注意すべき封緘のマナーは異なります。

重要書類を送付する際の封緘の作法

契約書や顧客情報など、機密性の高い文書を送付する場合は、第三者に内容を確認された形跡が残らないよう配慮する必要があります。

そのため、封緘には糊付けを用い、簡単に開封できない状態にしておくことが基本とされています。

セロハンテープは剥がしても跡が残りにくく、再度貼り直すことが可能なため、重要書類の封緘には適していません。

文書の性質を踏まえ、開封の有無が判断できる方法で封を行うことが、封緘におけるマナーの一つとされています。

封緘した封筒には封字を記載

書類を糊付けで封緘した場合、封筒の継ぎ目部分に封字を記載します。

封字とは、封を閉じた箇所に記載する文字を指し、「〆」や「緘」などが用いられることが一般的です。

手書きで記載する場合もあれば、専用の印鑑を使用するケースもあります。

また、結婚式などの慶事では、ビジネス用途とは異なり、「寿」や「賀」といった文字が使われることもあります。

封字にはそれぞれ意味があるため、送付する文書の種類や用途に応じて使い分けることが大切です。 

慶事の招待状ではシールを用いる

招待状は祝い事を伝える文書であり、ビジネス文書とは異なり、形式や見た目への配慮が求められます。

祝いの場にふさわしい体裁が重視されるため、結婚式などの慶事に関する招待状では、封字を記載する代わりに、慶事用のシールで封緘するケースが見られます。

使用されるシールには、金色の丸形をはじめ、扇形や梅の花をかたどったものなど。

慶事用の封緘シールは、文房具店や書店などで取り扱われています。

封字に使われる主な文字と意味

封字には複数の種類があり、文書の内容や用途に応じて使われてきました。

文字ごとに意味が異なり、慣習的に用いられる場面も分かれています。

「〆」「締」が使われる場面

「〆」は「締（しめ）」を簡略化した文字で、封を閉じたことを示す目的で用いられます。

一般的な書類や案内文などで使われることが多く、日常的な封緘で見かける表記です。

「締」は略さずに表記したもので、意味は「〆」と同じです。

形式を意識する場面では、「締」が選ばれることもあります。 

「緘」が使われる場面

「緘」は封緘を意味する文字で、契約書や機密性の高い文書に用いられます。

重要文書では、「〆」や「締」を用いず、「緘」を使用するのが一般的です。

「緘」は内容の重要性を示す目的で使われるため、手書きではなく、封緘印と呼ばれる専用の印鑑が用いられる場合もあります。

「寿」「壽」が使われる場面

「寿」は、結婚式に関する招待状や案内状で用いられる封字です。

旧字体の「壽」を使用するケースもあり、意味や扱いに違いはありません。

いずれも結婚を祝う意図を示す文字として、慶事向けの封字として使われています。 

「賀」が使われる場面

「賀」は、結婚式以外の祝い事に関する文書で用いられる封字です。

昇進祝いや周年行事の案内状、行事に伴う挨拶状などで使用されます。

祝いの意味を持つ文字として、幅広い慶事で用いられています。

「蕾」「つぼみ」が使われる場面

「蕾」は、差出人が女性の場合に用いられる封字です。

漢字ではなく、ひらがなで「つぼみ」と表記されることもあります。

ひらがな表記の場合は、縦書きで記載されるのが慣習とされています。

封緘作業を効率よく進める方法

封緘作業は一通ごとの工程は単純ですが、発送数が増えるほど作業負担が大きくなります。

業務として封書を扱う場合、作業時間や人手をどう抑えるかが課題になります。

手作業での封緘では、糊付けのムラや作業速度のばらつきが生じやすく、品質を一定に保つことが難しくなります。

封緘にかかる工程を整理し、作業方法を見直すことが効率化につながります。

封緘印を使用

大量の封筒に対して一通ずつ封字を手書きで記載する作業は、時間と手間がかかります。

「〆」のような簡易的な封字であれば比較的スムーズに進められますが、「締」や「緘」のように画数が多い文字では作業効率が下がりがちです。

封緘印を使用することで、封字の記載を一定の動作で行えるようになり、一通あたりの作業を簡素化できます。

封緘機を導入

糊の量や塗布位置にばらつきが出やすく、仕上がりを一定に保ちにくい点は、手作業による封緘作業の課題です。

封緘機を使用すると、封筒への糊付けを均一に行えるため、作業時間の短縮が図れます。

通数が多い業務では、封緘工程そのものの負担軽減につながります。

封緘に加えて、書類の折り作業や封入作業まで自動化できる装置が封入封緘機です。

書類の折りから封入、封緘までを一連で処理できるため、大量の郵送物を扱う業務で活用されています。

まとめ

封緘は、郵送物を安全に届けるために欠かせない基本作業であり、文書の種類や用途に応じた対応が求められます。 

糊付けや封字の扱い、慶事における封緘方法など、正しい知識を押さえておくことが重要です。 

業務として大量の封書を扱う場合、手作業による封緘には時間や品質面での限界があります。 

作業負担の増加や仕上がりのばらつきは、郵送業務全体の効率にも影響します。 

封緘印や封緘機、封入封緘機を導入することで、封緘作業の標準化が可能です。 

郵送量や作業内容に応じて機器を取り入れることで、業務効率の向上と安定した運用につながります。