請求書や案内文、DMなどの郵送業務は、企業活動に欠かせない一方で、手作業が多く発生しやすい業務の一つです。

とくに、書類を折り、封筒に入れ、封をするまでの一連の作業は、件数が増えるほど時間と人手を必要とします。

こうした郵送業務の負担を軽減する手段として注目されているのが、封入から封緘までを自動で行う「封入封かん機（インサーター）」です。

導入によって作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、業務の標準化や人的ミスの削減にもつながります。

本記事では、封入封かん機（インサーター）の導入を検討している企業担当者に向けて、価格帯の目安や対応可能な書類の種類、機種ごとの特長などを分かりやすく解説します。

封入封かん機（インサーター）の導入効果が高い企業

請求書や見積書、各種案内文などを郵送する業務では、書類を折り、封筒へ入れ、封をするまでの工程が発生します。

手作業のまま続けると、作業時間の増加だけでなく、人的ミスや属人化といったリスクも無視できません。

封入封かん機（インサーター）は、こうした郵送業務を一括で自動化できるため、以下といった企業にとって導入効果が高いといえます。

• 請求書や通知書を大量に発送している
• 郵送作業に毎回まとまった時間を取られている
• 事務作業の効率化や人手不足対策を進めたい

ペーパーレス化が進む一方で、取引先や顧客の要望により紙での郵送が必要なケースは依然として残っています。

そうした状況下では、封入封かん機（インサーター）を活用することで、郵送業務を最小限の工数で回せる体制を構築しやすくなるでしょう。

封入封かん機（インサーター）による作業時間削減の目安

A4書類を三つ折りにし、封筒へ封入して封をする作業を100通分行う場合、手作業では準備から完了までにおよそ1時間前後かかるのが一般的です。

途中で別業務が入れば、さらに時間が延びることも珍しくありません。

一方、封入封かん機（インサーター）を使用すると、エントリークラスの機種であっても同程度の作業を数分から十数分程度で完了できます。

人が常に作業に張り付く必要がなく、他作業を並行して進められる点も大きな違いです。 

封入封かん機（インサーター）で対応可能な書類の種類

封入封かん機（インサーター）は、機種によって細かな仕様は異なるものの、一般的には厚み2〜2.5mm程度までの書類に対応しています。

この範囲内であれば、日常業務で扱う多くの書類を問題なく処理できます。

ここでは、封入封かん機（インサーター）での自動処理に適している代表的な書類を見ていきましょう。

請求書や注文書などの取引関連書類

取引に伴って発行される請求書、注文書、納品書といった書類は、1枚から数枚程度で構成されることが多く、封入封かん機との相性が良い書類です。

電子データでのやり取りが進んでいる一方で、取引先の要望や業務フローの都合から、一定数を郵送している企業も少なくありません。

こうした定期的な発送業務を自動化することで、事務作業の負担を大きく軽減できます。

自治体や団体が発送する各種通知文書

自治体や各種団体では、住民や会員に向けた案内文や通知書を郵送する機会があります。

対象者が限定される場合もあれば、一定の条件に該当する多数の宛先へ一斉に発送するケースもあります。

これらの文書は内容が定型化されていることが多く、 枚数も比較的少ないため、封入封かん機（インサーター）による一括処理に適しています。

販促用のDMや案内状

セール情報やキャンペーン案内、新サービスの告知などに用いられるDMも、封入封かん機（インサーター）が活躍する場面の一つです。

チラシや案内文、クーポンなどを複数枚同封する場合でも、厚みが規定内であれば自動処理が可能です。

手作業では時間がかかりやすいDM発送業務も、効率よく進められるようになります。

封入封かん機（インサーター）の価格目安

封入封かん機（インサーター）を検討する際、多くの企業が気にするのが導入コストです。

ただし、封入封かん機（インサーター）は機種の規模や処理能力によって価格帯の幅が大きく、一律の相場を示すことはできません。

比較的コンパクトな卓上型やエントリーモデルの場合、価格はおおむね100万円前後から検討できます。

処理速度や対応できる書類枚数は限定的ですが、発送量が少ない企業や、まずは自動化を試したい場合には十分な性能といえます。

一方で、処理速度が速く、大量の郵便物を短時間で処理できる中位から上位モデルになると、価格は500万円から600万円台、あるいはそれ以上になるケースもあります。

フィーダー構成の拡張や検査機能の追加など、業務内容に応じたカスタマイズが可能になる点が特長です。

メーカーごとに異なる封入封かん機（インサーター）の特長

封入封かん機（インサーター）は、どのメーカーの製品であっても、書類の折り、封入、封緘といった基本的な機能は共通しています。

その一方で、メーカーや機種によって設計思想や強みには違いがあります。

主な違いとして挙げられるのが、処理スピードや対応可能な通数、フィーダーの種類です。

エントリーモデルを中心に展開しているメーカーでは、本体サイズを抑えつつ、1時間あたり数千通程度の処理能力を備えた機種が多く用意されています。

一方、大量処理を想定したモデルを得意とするメーカーでは、1時間あたり数千通から1万通近い処理能力を持つ機種や、大容量のシートフィーダー、封筒フィーダーを組み合わせられる構成が特徴です。

検査システムやネットワーク機能を追加できる機種もあり、業務の安定性を重視する企業に向いています。

また、上位モデルになるほど本体サイズは大きくなり、設置には複合機数台分のスペースを必要とする場合もあります。

そのため、処理能力だけでなく、設置場所や運用体制も含めてメーカーや機種を選定することが重要です。

封入封かん機（インサーター）は何年使える？

封入封かん機（インサーター）の耐用年数は、税法上5年と定められています。

これは減価償却を行う際の基準となる期間であり、実際の使用可能年数を示すものではありません。

封入封かん機（インサーター）は、使用状況や保守状態にもよりますが、不具合がなければ10年、15年と使い続けられるケースもあります。

そのため、耐用年数を過ぎたからといって、すぐに買い替えが必要になるわけではありません。

実際の買い替え時期は、機器の故障や性能低下といった物理的な要因に加え、発送量の増加や業務内容の変化によって、現在使用している機種では対応しきれなくなったかどうかが判断基準になります。

導入を検討する際は、耐用年数という数値だけで判断するのではなく、自社の運用状況や将来的な発送量の変化も踏まえたうえで、長く使える機種を選定することが重要です。

Quadientが提供する封入封かん機（インサーター）のラインナップ

Quadientは、郵便物の作成から発送までの業務効率化を支援する製品を提供しており、封入封かん機（インサーター）についても用途や処理量に応じた複数の機種を展開しています。

ここでは、代表的な機種の特長を簡単に整理します。

DS-40i

DS-40iは、封入封かん機を初めて導入する企業を想定したエントリークラスの機種です。

本体はコンパクトで、執務スペースのデスク周りにも設置しやすいサイズ感となっています。

処理能力は、1時間あたり約1,350通が目安で、手作業と比べると大幅な時間短縮が可能です。

折り方は三つ折り、二つ折り、四つ折り、折りなしに対応しており、最大5枚までの書類をまとめて封入できます。

DS-64i

DS-64iは、日常的に一定量の書類発送が発生する中小企業向けのモデルです。

1時間あたり最大2,500通の処理能力があり、請求書や通知書などを定期的に郵送する業務に適しています。

操作はタッチパネルで行えるため、複雑な設定を行わずに運用できる点も特徴です。

折り方は、一般的な折り方に加え、Z折りにも対応しています。 

DS-77iQ

DS-77iQは、月間で最大40,000通程度の処理を想定した機種です。

中堅企業以上で、郵送業務の量が安定して多い環境で使われるケースが多く見られます。

1時間あたりの処理速度は最大3,800通で、複数のフィーダー構成を組めるため、書類の種類が多い業務にも対応しやすい構成です。

また、ネットワーク接続に対応しており、リモートでのサポートや状態確認が行える点も特徴です。

DS-85i

DS-85iは、より高い処理能力を求める企業向けのモデルです。

月間では最大60,000通の処理を想定しており、郵送業務が業務全体の中で大きな割合を占める環境に向いています。

1時間あたり最大4,000通の処理が可能で、フィードステーションは最大6つまで拡張できます。

操作画面が大きく、日常的な操作もしやすい設計です。

DS-95i

DS-95iは、毎日のように大量の郵便物を処理する大企業向けのモデルです。

月間処理通数は最大80,000通を想定しています。

複数のフィーダーを連携させながら処理を継続できるため、処理途中で作業を止めにくい運用が可能です。

最大8つのフィードステーションを設定でき、柔軟な構成を組める点も特徴です。

DS-700iQ

DS-700iQは、Quadientのラインナップの中でも最上位に位置する機種です。

月間では最大30万通という非常に多い処理量に対応しています。

A4サイズの書類を折らずに定形外封筒へ封入できるため、医療請求書や財務関連書類など、書類の形式を保ったまま発送したい業務にも適しています。

まとめ

封入封かん機（インサーター）は、請求書や通知書、DMなど、郵送業務が発生する企業にとって、事務作業の負担を大きく軽減できる機器です。

処理通数が増えるほど、手作業との差は時間面・効率面で明確になります。

機種によって対応できる処理量や構成、機能には大きな違いがあり、小規模な発送業務に適したエントリーモデルから、大量処理を前提とした上位モデルまで幅広くラインナップされています。

今回紹介した機種ごとの処理通数や特長を参考にしながら、現在の業務量だけでなく、今後の発送量の変化も想定したうえで、自社にとって無理のない封入封かん機（インサーター）を検討してみてください。