郵送物の料金計算や切手の管理に時間を取られていませんか。
郵便料金計器を導入すれば、郵便物の計量から料金印字までを自動化でき、郵送業務の効率化とコスト削減が可能です。
本記事では、郵便料金計器の仕組みや導入のメリット、主な機能、利用時の注意点について解説します。
郵便料金計器とは
郵便料金計器とは、郵便物をスケールに載せると内蔵センサーが重さを測定し、適正な料金を計算・印字する機器です。
封筒やはがきに直接郵便料金を印字でき、印字は専用インクを使用して行われます。
印字された郵便物は、通常の郵便物と同じように差し出すことができ、切手を使わずに郵送処理を行える点が特徴です。
企業や団体で大量の郵便物を扱う際に利用されることが多く、郵送業務を標準化・自動化するための機器として普及しています。
郵便料金計器を導入するメリット
郵便料金計器を導入することで、郵送業務にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
ここでは、主なメリットを4つの観点から解説します。
郵便料金を自動で計算できる
郵便物をスケールに載せるだけで、重さに応じた正確な料金を瞬時に算出します。
料金表を調べたり、切手の金額を組み合わせたりする手間がなくなり、料金の誤りを防ぐことができます。
切手の購入や貼付が不要
算出された料金をもとに機器が自動で封筒やラベルに印字するため、切手を購入したり貼り付けたりする作業が不要です。
郵送準備にかかる時間を短縮でき、担当者の負担を減らせます。
郵便局へ行かずに発送できる
印字済みの郵便物はポストへの直接投函が可能です。
後納や別納郵便にも対応しており、郵便局の窓口で受付を行う必要がありません。
オフィス内で発送作業を完結できる点は、日々の業務効率化につながります。
郵便料金の管理と支払いが簡単
利用した料金は月末に一括で請求され、口座振替や振込などで支払います。
都度の現金精算や立替処理が不要になり、経理担当者の事務負担を軽減します。
部署ごとの利用状況も把握しやすく、コスト管理にも役立ちます。
郵便料金計器の主な機能
郵便料金計器には、郵送業務を正確かつ効率的に行うための機能が複数搭載されています。
ここでは代表的な機能を紹介します。
封筒やはがきへの料金印字
計量によって算出された郵便料金を、封筒やはがきに自動で印字します。
印字は専用インクを使用しており、視認性の高い状態で正確に表示されます。
印字済みの郵便物はそのまま差し出し可能で、別途ラベルや切手を貼る必要はありません。
ディファレンシャルウェイング（差分計量）
Quadientの郵便料金計器では、重さの異なる複数の郵便物をまとめて処理できる「ディファレンシャルウェイング」機能を搭載しています。
同一種類の封筒をスケール上にまとめて載せ、1通ずつ取り除くことで差分から個々の重量を計算し、適正料金を算出します。
厚みのある郵便物や小包にも対応
スケールの荷重範囲内であれば、厚みのある郵便物や小包にも対応できます。
機器を通せない大きさのものは、料金を算出したうえで専用ラベルに印字し、貼付して発送します。
書類や商品を含む多様な郵送物を一台で処理できる点が特徴です。
関連記事：郵便料金計器の仕組みと使い方を解説｜導入までの流れも紹介
Quadientの郵便料金計器ラインナップ
Quadientでは、企業規模や郵送量に応じて選べる複数の郵便料金計器を取り扱っています。
ここでは主要な4機種の特徴を紹介します。
iX-3
本体がコンパクトで設置場所を選ばず、限られたスペースでも使用できます。
日常的な郵送物をスムーズに処理できる自動計量機能を備え、封筒を載せるだけで料金を正確に算出・印字します。
郵便種別のショートカット登録など、使いやすさを重視した仕様です。
iX-5
手差し式と自動給紙式を選択でき、郵送物の量や作業体制に合わせて柔軟に対応します。
見やすいカラー画面を搭載し、操作パネル上で料金や郵便種別を直感的に切り替え可能です。
iX-7
高い処理性能を備え、大量の郵便物を扱う環境でも安定して稼働します。
オプションのセンサー機能により、郵便物のサイズや重量を自動検知できる点が特長です。
部門ごとの登録管理に対応しており、部署単位での利用状況を整理しやすい設計です。
IS-280
シンプルな構成で、必要な機能を無駄なくまとめたモデルです。
3kgスケールを標準装備しており、書類などの軽量の郵送物を正確に処理できます。
郵便料金計器に必要な消耗品
郵便料金計器の運用には、機種に応じていくつかの消耗品が必要です。
主に以下などが発生します。
- インクカートリッジ
- ラベル
- 広告ラベル
- 帳票
それぞれの機種に対応した純正品を使用することで、印字品質を保ち、機器の不具合を防ぐことができます。
郵便料金計器の使い方と注意点
郵便料金計器は購入後すぐに使えるわけではなく、使用開始までにいくつかの手続きが必要です。
また、運用には郵便局との連携やルール遵守も求められます。ここでは導入時に確認しておくべきポイントを整理します。
郵便局での承認が必要
郵便料金計器を利用するには、事前に郵便局からの承認を受ける必要があります。
「郵便料金計器承認請求書」を提出し、承認が下りるまでにおおよそ2週間ほどかかります。
承認を受けた郵便局の集配区域外からの差し出しはできないため、利用場所の管轄郵便局に申請することが重要です。
料金の支払い方法
郵便料金は月末締めで一括請求されます。
機器に表示された使用金額を郵便局に報告し、口座振替・窓口支払い・銀行振込のいずれかで精算します。
印字状態の確認
印字がかすれたり、位置がずれたりすると、郵便物として受け付けられない場合があります。
印字後は必ず内容を確認し、料金が正確に表示されているかをチェックしましょう。
料金データの更新
郵便料金が改定された際は、機器の料金データを更新する必要があります。
古い料金設定のまま印字すると誤った金額で処理される可能性があるため、メーカーや郵便局からの案内を確認し、速やかに対応しましょう。
まとめ
郵便料金計器は、郵便物の計量から料金印字までを自動化できる実用的な機器です。
導入にあたっては郵便局の承認が必要ですが、一度運用を開始すれば月末一括精算で支払い管理も簡単です。
処理量や設置環境に応じて複数のモデルが用意されているため、自社の郵送量や作業フローに合った機種を選ぶことで、より安定した業務運用が実現できます。
