企業の郵送業務に欠かせない請求書や案内状の封入・封かん作業は、手作業だと時間も人手もかかり、ミスも起こりやすくなります。
こうした問題を解決し、郵送業務の生産性を大きく向上させるのが「封入封緘機（インサーター）」です。
本記事では、封入封緘機の仕組みから導入メリット、業務改善に役立つポイントまで、郵送業務の改革に欠かせない情報をわかりやすく解説します。
封入封緘機（インサーター）とは
封入封緘機（インサーター）は、書類を自動で折りたたみ、封筒に入れて封をする機械です。
これまで手作業で行っていた封入・封かん作業を自動化することで、作業の負担やミスを大幅に削減でき、請求書や通知書など大量の郵送物を扱う企業にとって、業務効率の向上やコスト削減にもつながります。
また、扱う書類の種類や業務内容に合わせて、さまざまな機能や特徴を備えたモデルがあり、企業の規模や目的に応じて最適な機種を選ぶことが可能です。
主な機能と特長
- コンパクト設計で省スペース対応
- 高速処理で大量の郵送物にも対応
- バーコードやQRコードの読み取り機能付き
- スマート機能やネットワーク連携対応
幅広いニーズに応え、柔軟に対応することができるため、日々の郵送業務の効率化はもちろん、コスト削減やミス防止といった課題解決にもつながります。
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導入するメリット
封入封緘機（インサーター）を導入することで、以下のようなメリットが得られます。
封入・封かんミスやトラブルを減らし、品質と追跡管理が向上
人の手によるミスを防ぎ、正確かつ均一な作業を実現。ログ管理やバーコード対応機能により、発送状況のトレーサビリティ（追跡性）も強化されます。
多様な書類や封筒に対応し、幅広い業務に柔軟に対応
請求書・案内状・DM・返信用封筒など、さまざまな形態の郵送物に対応可能。業種・業務内容を問わず活用できる汎用性の高さも魅力です。
郵送業務を効率化し、時間・人手・コストを削減
1時間に数百〜数千通を処理でき、繁忙期の負担を軽減。簡単操作で教育の手間を減らすことで、効率的な人員配置が可能になります。
また、静音設計や省スペース設計など、オフィス環境に配慮したモデルも多数あります。
特に、定期的な大量郵送が発生する企業にとっては、業務効率やコスト面で大きなメリットがあります。
導入前に知っておきたい注意点
封入封緘機は多くのメリットがありますが、導入前に確認しておきたいポイントもあります。
導入前に、実際の郵送物の種類とオフィス環境に合うかを確認しておくことが重要です。
初期投資と維持コストがかかる
本体価格や設置費用のほか、定期的なメンテナンスや消耗品（封筒、インク等）のコストも発生します。
長期的な運用コストも含めて、費用対効果を検討することが大切です。
操作や管理に習熟が必要
初めて使うスタッフにとっては、操作手順やエラー対応に慣れるまで一定の時間がかかる場合があります。
メーカーや販売代理店のサポート体制を確認し、必要に応じて研修などを活用しましょう。
対応可能な書類や設置スペースに制限がある
機種によっては対応できる用紙サイズや封筒の形状に制限があるほか、オフィス内で一定の設置スペースを確保する必要があります。
業務を効率化するポイント
以下のようなポイントも押さえると、業務全体の流れを見直すことで、封入封緘機の効果を最大限に活かし、郵送業務の効率化と品質向上を実現できます。
郵便料金計器との連携
郵便料金計器と組み合わせることで、郵送物の計量から料金支払いまでを自動化し、一連の郵送作業を効率的に進められます。
宛名印刷の自動化
宛名の印刷を自動化することで、手作業によるミスや作業時間を削減し、郵送物の準備をさらにスムーズにします。
運用ルールの整備と社内定着
新しい機械やシステムの効果を最大限に引き出すために、運用ルールを整備し、社員への教育や周知を徹底することが重要です。
関連記事：郵便料金計器のリースについて｜クアディエントはオーダーメイドのプランをご提案
封入封緘機（インサーター）購入はクアディエントへ
封入封緘機の導入をご検討中なら、Quadient（クアディエント）がおすすめです。
豊富な製品ラインナップに加え、導入から保守まで手厚いサポート体制を整えているため、初めての方でも安心してお使いいただけます。
お客様の業務規模やニーズに合わせて、最適な機種をご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ
封入封緘機（インサーター）は作業の自動化で、業務の効率化やミスの防止、コスト削減に役立つ一方、初期費用や操作に慣れるまでの時間、設置スペースの確保など、導入時にいくつか気をつけたいポイントもあります。
また、郵便料金計器との連携や宛名印刷の自動化、社内ルールの整備などを社内ルールの整備と組み合わせると、さらに効果的です。
書類の種類や業務内容に合わせて最適なモデルを選べるため、自社にぴったりの封入封緘機（インサーター）をお探しの際は、豊富な製品ラインナップと充実したサポート体制を誇るQuadient（クアディエント）へぜひご相談ください。
