ペーパーレス化が進む昨今においても、申込書や契約書など書類をやり取りする機会は少なくありません。
特に郵送で書類をやり取りしていると、開封時に誤って中身を傷つけてしまったり、開封作業そのものに時間がかかることも多いものです。
そんなお悩みを解決するために有効なのが、開封機（レターオープナー）の活用です。
本記事では、開封機（レターオープナー）のメリット・デメリットや導入にかかるコスト・活用事例などを詳しく解説します。
開封機（レターオープナー）とは？
開封機（レターオープナー）とは、封筒に入った郵便物をスピーディーに開封するためのツールです。
取引先からの請求書や契約書・顧客からの申込書など、重要書類が入った郵便物を開封する際には中身を傷つけないよう丁寧な作業が求められますが、膨大な量の郵便物をスピーディーに開封するには熟練の技術とコツが必要です。
開封機（レターオープナー）を活用することで、書類の処理や整理にかかる手間が削減され、業務効率化や生産性向上につながります。
開封機（レターオープナー）の主な種類
開封機（レターオープナー）にはさまざまなタイプがあり、大きさや価格もまちまちです。
また、処理する郵便物の量によっても最適な製品は異なります。
今回は3タイプに分けてそれぞれの特徴をご紹介します。
手動タイプ
手動タイプはナイフやカッターのような見た目の製品が多く、ペーパーナイフとよばれることもあります。
機械というよりは文房具に分類され、シンプルな構造で本体もコンパクトなためデスクの引き出しにも収納しやすいです。
また、安全性を考慮して刃がカバーなどで覆われた製品もあり、オフィスだけでなく一般家庭でも気軽に使用できます。
電源不要で場所を選ばず使用できますが、きれいに封筒を開けるにはコツが必要な場合もあります。
電動タイプ
電動タイプは電池で駆動するタイプのコンパクトな開封機です。
手動タイプと同様にデスクの引き出しに収納しやすいほか、電気によって刃が動くためコツを必要とせず誰でもきれいに封筒を開けられるのがメリットといえるでしょう。
一方で、定期的に電池交換が必要であることや、1枚ずつしか開封できない点は注意しておきたいポイントです。
自動タイプ
自動タイプはデスクの上に固定して使用する開封機です。
インクジェットプリンタのように本体サイズが大きいため設置スペースの確保が必要ですが、手動タイプや電動タイプとは異なり、一度に複数枚の封筒をセットしてスピーディーに開封できる点が最大のメリット。
1分間に数百通の開封ができるため、日常的に膨大な郵便物を扱うオフィスに適した開封機といえるでしょう。
なお、本記事では自動タイプの開封機（レターオープナー）を前提にご紹介します。
開封機（レターオープナー）導入のメリット・デメリット
手作業による開封作業に比べ、開封機（レターオープナー）を導入することでどういったメリットが期待できるのでしょうか。
また、デメリットとして考えられるポイントもご紹介します。
メリット
開封機（レターオープナー）の主な導入メリットは以下の3点です。
一度に大量の封筒を開封できる
開封機（レターオープナー）は複数の封筒を連続して処理できるため、手作業で1枚ずつ開封する場合と比べて大幅に作業時間を短縮できます。
たとえば、1日に数十通から数百通の郵便物を取り扱う部署では、開封機（レターオープナー）に封筒をセットするだけで数分で処理が完了するため、業務効率が飛躍的に向上します。
大きさや厚みがバラバラの封筒も開封できる
開封機（レターオープナー）には厚みやサイズが異なる封筒に対応できる機種が豊富にあり、多様な郵便物をまとめて処理できます。
また、レターパックのような厚手の封筒を開封するための専用開封機も登場しており、切りくずが詰まる心配もなくスムーズに開封処理が可能です。
切り口が滑らかで中身も傷が付きづらい
封筒を手作業で開封していると、切り口がボロボロになって見栄えが悪くなったり、中身の処理を誤って切ったりすることもあります。
開封機（レターオープナー）は封筒の先端部分にわずかな切込みを入れ正確にカットするため、切り口がきれいで中身を傷つける心配もありません。
契約書や申込書といった重要書類の取り扱いにおいても安心です。
デメリット
デメリットとして考えられるポイントは以下の2点です。
導入コストがかかる
真っ先に挙げられるのがコストの問題です。
開封機（レターオープナー）の上位モデルともなれば、本体価格は数十万円にのぼることも。
加えて、導入後は定期的な刃の交換やメンテナンス、不具合が発生した際には修理が必要であり、これらのコストも考慮しておかなければなりません。
中小企業やスタートアップ企業、郵便物を扱う頻度が低い企業にとっては、コストに見合うだけの業務効率化効果を得られない可能性があります。
本体サイズが大きく設置スペースの確保が必要
開封機（レターオープナー）の中には大型の機種も存在し、幅70cm以上・奥行きも50cm程度の設置スペースを要することもあります。
また、開封機（レターオープナー）は複合機のように複数の従業員で共有して使用するケースが多いため、オフィスによってはレイアウトを再検討する必要も出てくるでしょう。
限られたデスクスペースや書類保管スペースしか確保できない環境では、設置場所の確保に苦労するおそれがあります。
開封機（レターオープナー）を活用している企業や団体
自動タイプの開封機（レターオープナー）は、特に大量の書類を処理する企業や団体において活用されているケースが多くあります。
どういった企業でどのような業務に活用されているのか、具体例を交えてご紹介します。
自治体・官公庁
市役所では、戸籍謄本や住民票・各種証明書などの交付にあたって申請書を郵送で受け取る機会も多くあります。
また、各省庁ではさまざまな助成金や補助金・給付金などの申請書を郵送でやり取りすることも。
開封機（レターオープナー）を導入することで開封作業にかかる時間を大幅に削減し、中身を傷つけることなくスピーディーに中身を取り出せるようになります。
その結果、現場で働く職員は受付処理や審査業務に専念でき、住民サービスの向上につなげられます。
教育機関
大学や専門学校、高校などの教育機関では、入学シーズンを控えた時期になると願書や奨学金の申請書など大量の郵便物が届きます。
また、それ以外の時期においても卒業生から卒業証明書の発行申請が届いたり、在校生からも在学証明書や卒業見込み証明書などの発行が求められることもあります。
多種多様な書類を扱う教育機関において開封機（レターオープナー）は重宝されており、事務部門の業務効率化と迅速な手続きを支えています。
金融・保険関連企業
銀行や信用金庫、保険会社では、ローンの申込書やカードローン契約書、保険金・給付金などの申請書が郵送で届きます。
いずれも機密性が高く重要な情報が記載された書類のため、万が一中身を傷つけてしまうと顧客に迷惑がかかってしまいます。
開封機（レターオープナー）を活用することで中身を破損するリスクを抑えつつ、一度に大量の処理が可能となり、窓口対応や審査部門の生産性向上に貢献できます。
人材派遣会社
人材派遣会社では、登録希望者の応募書類（履歴書・職務経歴書）や派遣契約書のほか、派遣先からも勤怠報告書などさまざまな書類が郵送で届きます。
定期的に送られてくる郵送物を効率的に処理するために、開封機（レターオープナー）を導入している人材派遣会社も少なくありません。
登録希望者の情報をスピーディーに取り込み、契約手続き開始までのリードタイムが短縮されることで、派遣先とのマッチングやスタッフ管理業務をより円滑に行えます。
BPO業者
企業からさまざまな帳票や申込書を受け取り、データ入力などを一括で請け負うBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）業者にとっても開封機（レターオープナー）は欠かせないツールのひとつです。
クライアントごとに異なる封筒の仕様や大量の書類に対応しながら、開封→スキャン→仕分けといった一連の工程を高速化。
業務効率化を強力にサポートし、限られた人員でも多くのクライアントからの業務を請け負うことが可能です。
開封機（レターオープナー）導入にかかるコストと利用できる補助金
自動タイプの開封機（レターオープナー）の導入にあたって気になるのがコストの問題です。
導入コストとランニングコストの相場、さらにはコスト負担を軽減するために活用できる補助金制度についてもご紹介します。
導入コスト
自動タイプの開封機（レターオープナー）はさまざまなモデルがありますが、中小企業やベンチャー企業向けのエントリーモデルは5〜6万円程度、大企業や官公庁向けの上位モデルは10万円台が相場となっています。
ランニングコスト
開封機（レターオープナー）は本体を購入して終わりではなく、特に自動タイプの場合は定期的に替刃の交換作業があるほか、不具合があった際には修理費用もかかるため、これらの費用も考慮しておかなければなりません。
また、自動タイプの開封機（レターオープナー）は常時コンセントに接続して使用するため、電気代もランニングコストに含まれます。
クアディエントの開封機（レターオープナー）のラインナップ
郵便関連のソリューションを提供しているクアディエントでは、小規模事業者でも導入しやすいコンパクトな「IM-19」や、封筒の一辺に切り込みを入れるスリットカット方式で中身を傷つけずに開封できる「IM-16」など、多様な開封機（レターオープナー）をラインナップしています。
さらに、2025年5月には最新モデルとしてレターパックの開封に対応した「IM-17」が登場。
「IM-16」で好評をいただいたスリットカットを引き続き採用し、小型の封筒から厚手のレターパックまで幅広いタイプの郵便物に対応できます。
まとめ
申込書や契約書、申請書など、日々膨大な郵便物を取り扱う事業者にとって封筒の開封は手間のかかる作業です。
開封機（レターオープナー）を導入すれば、大きさが異なる封筒をスピーディーかつきれいに開封でき、業務効率化に貢献できます。
クアディエントではコンパクトで高性能な開封機（レターオープナー）をラインナップしているため、開封作業を効率化したいとお考えの企業様はぜひお気軽にご相談ください。
