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郵便業務のコスト削減と効率化を実現するためには

2025年4月11日
郵便業務のコスト削減と効率化を実現するためには

量が多くなればなるほど、普段の業務を圧迫してしまう郵便業務。

企業における郵便業務は、いかにコストを削減し効率化するかにかかっているともいえます。

今回は郵便業務をより便利に行うため、主な課題や改善方法をご紹介します。

企業における郵便業務とは

一言で「郵便業務」といっても、その中にはいくつもの異なる業務が含まれており、時間がかかる作業も存在します。

まずはそれぞれの業務についてまとめながら、自社の郵便業務における改善点を洗い出してみましょう。

郵便物の受取・仕分け

クライアントや取引先などから送られてきた郵便物は、関係部署に回すため仕分け作業が行われます。

部署が細かく分かれていればいるほど、仕分け作業にも手間がかかってしまうでしょう。

多くの郵便物は企業宛てにまとめて渡されるため、仕分け業務はなくてはならない工程の一つです。

郵便物の発送準備

続いて、こちらから郵便物を発送する際の準備について見てみましょう。

封入する書類などは個人が作成するものも多数ありますが、事前準備については特定の部署がまとめて行うことも多いでしょう。

宛先や住所・封入方法に不備がないかもチェックする必要があり、多くの時間が必要といえます。

郵便料金の計算・支払い

郵便物を発送するためには、切手を購入したり、郵便局に出向いて料金を支払う必要があります。

郵便物の種別やサイズ・重さによっても細かく料金が定められているため、各郵便物を一つひとつ仕分け、金額を算出する必要があるでしょう。

郵便物の記録・管理

送られてきたもの・こちらから送ったものの両方において、郵便物は一つひとつ記録・管理が行われている会社もあるでしょう。

別途メール室を準備したり、担当者が各部署・担当者ごとにファイリングしたりして管理していることが多く、一日に届く量によっては膨大な量の作業が発生します。

社内通知・回覧

郵便物が届いた場合、必要に応じて社内通知を行い、該当者に到着を知らせる必要があります。

返信や別途対応が必要な郵便物の場合、いち早く通知を行い、スムーズに担当者の元へ届くよう工夫しなければなりません。

郵便局や宅配業者との連絡・調整

毎日のように郵便物が届く企業であったり、こちらから発送する荷物を集荷に来てもらう必要があったりすると、郵便局や宅配業者との連絡もマメに行うことが大切です。

その他到着に遅れがある場合などのトラブルにも担当しなければならず、臨機応変な対応が欠かせません。

郵便関連備品の管理

郵便を送る際は、封筒や切手・段ボール・緩衝材・テープなど様々な備品が必要です。

これらは全て企業の備品となるため、決して無駄使いはできません。

全て残量をチェックしながら管理し、使い切る前に新たなものを購入しなければならず、各備品の領収書を提出するなど諸々の作業が発生します。

郵便物のセキュリティ管理

郵便物はどんなに小さなものであっても個人情報が詰まっており、不要だからといってサッとゴミ箱に入れることはできません。

後で見返す可能性があるものや重要度の高いものは厳重に管理し、不要なものはシュレッダーにかけるなどの対応が必要となるでしょう。

企業の郵便業務における主な課題

続いて、実際の郵便業務をイメージするとともに、多くの企業が抱えている課題についてもピックアップしてみましょう。

作業の手間と時間の負担

第一に、各作業はそれほど難しいものではないと思われがちですが、その分工程が多く手間がかかるものが多いといえます。

少人数で担当している場合は特に、郵便業務に時間を取られて通常業務にかけられる時間が限られてしまうでしょう。

送られてきた郵便物の仕分けや管理に手間がかかるのはもちろんですが、こちらから送る郵便物となればさらなる時間が発生します。

まずは内容物の確認、封筒や切手の準備、宛名のチェックなど各工程にミスがないかを確認しながらやらなければなりません。

郵便局やポストへ出向く際も、オフィスから遠ければ遠いほど時間をとられてしまいます。

経費処理の煩雑さ

郵便を送る際に必要となる切手は、貼るだけで郵送できるため、いわばお金の代わりとして扱われます。

つまり、普段から適当な場所へ置いておくことはできません。

枚数や管理する場所などはしっかりと守り、担当者だけが触れられるように工夫することが大切です。

また、切手や備品にかかる費用はそれぞれ企業の経費から捻出することになるため、それぞれで経費処理をしなければなりません。郵便物はサイズや重量によって切手の金額が変わってくるため、不足しないように十分な金額のものを選ぶ必要があり、その点でも在庫管理が難しくなってくるでしょう。

郵送コストの増加

これまでにも何度か値上げが行われてきた郵便料金。

記憶に新しいものでは、2024年の10月に50グラム以下の封書が一律110円になるなど、郵送コストの増加が深刻化しています。

これらは紙などの物資が値上がりしたことはもちろんのこと、郵便を利用する顧客が減少したこと、郵便に携わるスタッフの人件費が上がっていることなどが背景にあるといわれています。

郵送により多くのコストがかかるということは、すなわち企業全体でコストの削減を目指す必要があるということです。

領収書を紙からデータへ移行したり、切手ではなく郵便料金計器を使って印字を行ったりと、それぞれの工程を最小限に抑える工夫を取り入れてみましょう。

ヒューマンエラーのリスク

郵便業務には必ず人の手が加わるため、ときにはエラーが起きてしまいます。

切手の金額が足りずに急ぎの文書が戻ってきてしまったり、宛名が異なり先方に迷惑をかけてしまったりと様々なトラブルが考えられます。

こうしたヒューマンエラーはデジタル化することによって軽減できると考えられますが、それでも最終チェックは欠かせないポイントとなるでしょう。

業務効率の低下

郵便業務は企業の中でも総務課が行うケースが多く見られます。

通常業務に付随する形で郵便業務を行う場合、時間が圧迫され、業務効率の低下に繋がってしまいます。

通常業務はもちろん、郵便業務の各工程を効率化することで、限られた時間をより有効に使えるのではないでしょうか。

郵便業務を効率化する具体的な方法

郵便業務は工程が多く手間がかかるため、一つひとつをいかに効率化できるかが重要なポイントとなります。

続いては大きく分けて5つのポイントをピックアップし、郵便業務の効率化を目指しましょう。

郵送物自体をデジタル化する

近年、社会全体の取り組みとして進められているのが「郵送物のデジタル化」です。

郵送物自体をメールなどでやり取りすることで、郵便業務を最小限に抑えることができます。

近年はデジタル印鑑など完全にデータ化できる取り組みも増えており、積極的な導入が進んでいます。

郵便業務をアウトソーシングする

郵便業務に割く人手が足りないと感じる場合や、人件費が余計にかかっているのではないかと不安な場合は、業務自体を丸ごとアウトソーシングしても良いでしょう。

外部の専門業者を入れることで面倒な作業を全て任せることができ、社内スタッフには別の業務に取り組んでもらえます。

サービスによっては契約書の作成など一から対応してくれるところもあるため、希望に合わせて選ぶことをおすすめします。

開封機を導入する

厳重に封がされた郵便物の場合、中身を傷つけないように気を付けながら開けるのはなかなかに大変なことです。

郵便物が多くなればなるほど手間がかかる作業ですが、これを効率化してくれるのが「開封機」です。

開封機は中の文書を傷つけることなく封筒に切れ目を入れてくれるため、ひと手間ですぐに中身を確認できます。

スリットカット方式を採用した開封機であれば別途紙くずが出ることもなく、デスク上が汚れる心配もありません。

メールルームの設置

メールルームとは、他の業務と兼任しながら郵便業務を行うのではなく、郵便物への対応を一貫して行う部署のことです。

大企業などで文書の数が多い場合や、少人数では郵便業務が回らない場合などは、別途メールルームを設置してみてはいかがでしょうか。

メイン業務として郵便に対応できるため、関わるスタッフも集中しやすく、他の部署でもそれぞれの業務に集中できるでしょう。

郵便業務の効率化に役立つ機器を紹介

続いて、これまでにご紹介した郵便業務をより効率化させるため、導入を検討してほしい専用機器を4種類ご紹介します。

郵便料金計器

郵便料金計器とは、郵便物の重量計測から金額計算・切手の代わりとなる印字まで一貫した対応ができる機器のことです。

郵便料金の計算はもちろん、切手を貼ることなくポストへ投函できるため、支払いや郵便局との連絡も最小限に抑えられるでしょう。

切手が不要なため、関連備品の管理もスムーズに行えるようになります。

郵便料金計器は、少量の郵便物に対応したコンパクトなモデルから、郵便物のサイズや重さを自動で測定可能なモデル、月間1万通以上の大量の郵便物に対応できるモデルなど、様々な種類があります。

封入封かん機

別名「インサーター」とも呼ばれる封入封かん機は、文書の二つ折りや三つ折りから封入・糊付けまでを自動化できる機器のことです。

丁寧に一つひとつ折りたたむ手間、そしてはみ出さないように糊付けする手間を省くことができ、郵便物の発送準備がスムーズに進むでしょう。

厚み検知機能やバーコードを付与する事により、誤封入のリスクを排除できます。

開封機

開封機は「レターオープナー」のことであり、中の文書を傷つけることなく開封する事ができます。

多くの郵便物が届く企業においては、開封の手間ですらも多くの時間を取られてしまうもの。

レターオープナーがあれば郵便物の仕分けがスピーディになり、各部署・各個人の元まで素早く届く為、その後の処理の効率アップにつながります。

郵便管理ソフトウェア

Quadientでは主に以下のソフトウェアを提供しています。

  • Port One:各種文書にバーコードを付与し、宛先ごとに異なる文書を封入できる
  • PPM:郵便物を部門や種別ごとに分類して管理できるシステム。後納郵便の差出票の作成や、割引の自動計算も可能。
  • MAS:郵便料金の支出を管理するシステム。必要に応じてカスタマイズレポートの出力、ダッシュボードを介して、リアルタイムの常時監視も可能。

これらはそれぞれで役割が異なるため、必要に応じて最適なものを導入すると良いでしょう。

どれを選ぶべきか分からない方は、Quadientまでお気軽にお問い合わせください。

郵便業務効率化のご相談ならQuadientまで

Quadientは郵便に関する様々な機器やソフトウェアを手掛ける企業です。

製品を購入される方だけでなく、各種機器のメンテナンスやソフトウェア導入に関する対応など様々なサポートを行っています。

上記でご紹介した機器やソフトウェアだけでなく、郵便にまつわる悩みであればどんなご相談でもお受けします。

Quadientの業務は世界中で評価を得ており、そのブランド数は実に40万件と豊富な実績があります。

データ化が進む現代において、これまでの業務をプロによる協力の元に見直してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

どんな企業においても郵便業務は手間がかかるものであり、多くの人手と時間を要します。

一気に全体を改善することは難しいため、まずは今回ご紹介した情報を参考に、できるところから変えていくと良いでしょう。

郵便業務効率化のため、機器やソフトウェアの導入を検討し、自社の社員により効率的に働いてもらうことをおすすめします。

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