人件費や運送コストの上昇などを背景に、近年値上げが行われた郵便料金。
郵便局内部での人件費やコスト削減はもちろんのこと、利用者側である各企業や個人にとってもシンプルな利用方法が求められています。
今回は企業の郵送において少しでも工程や手間を減らせる「郵便料金計器」について、簡易書留を利用するメリットをご紹介します。
郵便料金計器で簡易書留を利用するメリット
郵便物の数が多ければ多いほど便利に利用できる郵便料金計器。
日々の郵便業務へ貴重な人材を割かれてしまわないよう、まずは郵便料金計器を利用する際のメリットについてご紹介します。
作業の工数が削減される
郵便料金計器とは、郵便物を機器に乗せると自動で重量と郵便料金を算出してくれる事務機器です。
郵便物は重さによって利用料金が異なるため、正確に計測できる機器を導入することが重要です。
郵便料金計器は郵便物へ料金スタンプを印字できるため、別途切手を貼る必要がなく、利用時の手間を省くことができます。
つまり、一つひとつの郵便物をはかりで計測し、重量に合う切手を貼って送る場合に比べ、以下のような工程の削減が可能です。
- 切手の金額を別途計算する必要がない
- 切手を購入するために郵便局へ出向く必要がなくなる
- 封筒に直接印字、または別途シールに印刷して貼ることが可能
- 日付を調整し事前に対応しておくことで一日の負担を分散できる
- 消印が不要となるため郵便局内でもスムーズに対応してもらえる
郵便物の数が多い部署などでは、上記の対応をするだけでも数人の人手が必要となることがあります。
郵便物にかかる手間を最小限に抑えることで、別の作業がはかどり、企業全体の利益に繋がるでしょう。
コスト管理が容易になる
通常、簡易書留を送る際は郵便局へ出向き、料金を支払う必要があります。
一方郵便料金計器を使う場合、利用料金は一ヶ月分を後から一括で支払う形となるため、事前に書留の料金を印字して郵便局へ持ち込めば、小口現金の管理や経費精算の手間が省けます。
郵便料金計器は、事前に一ヶ月分の郵便料金を計器に設定し、料金を補充して使用します。料金の補充は月に2回まで可能です。
補充金額に関わらず、実際に支払うのは使用した金額のみとなります。
利用した金額は月末に締めが行われ、支払い方法は郵便局の窓口支払い、口座引き落とし、銀行振込など、自社の状況に合わせて選択できます。
切手の購入と管理が不要になる
郵便料金計器を使用すると、切手の代わりに郵便物へ印字を行うため、別途切手を購入する必要がありません。
その都度郵便局へ出向く手間を省けるだけでなく、種類ごとに細かく切手を管理しなくても良いため、人件費の削減に繋がるでしょう。
切手は金銭の代わりになるため、金銭同様に厳重な管理が必要です。盗難の被害に遭う心配もなくなり、リスクを最小限に抑えられます。
ポストへの投函が可能になる
切手の代わりに郵便料金計器によって印字された郵便物は、郵便局へ提出するだけでなく、ポスト投函も可能になります。
オフィスの近くにポストがある場合などは、郵送の手間を省いてスピーディに投函できるでしょう。
広告としての効果が期待できる
郵便料金計器を使って作成した印字は、会社のロゴやキャンペーン情報を盛り込むことができ、郵便物自体を広告媒体として活用できます。
別途広告を作成することなくPRができるほか、お客様に負担をかけることなくアピールができるため、双方にとって良い方法といえるでしょう。
郵便料金計器で簡易書留を利用する方法
続いて、実際に郵便料金計器を使って簡易書留を利用する方法をご紹介します。
導入時や実際の利用時は難しい工程を必要とせず、誰でも簡単に使える点が魅力的です。
郵便料金計器の基本的な使い方
まずは郵便料金計器の使い方について、大まかな流れを見てみましょう。
- 郵便物をスケールに乗せて郵便種別（簡易書留）を選択する
- 自動で重量計測・料金計算が行われる
- 内容を確認し、封筒をセットしたらスタートボタンを押す
- 印字された状態で郵便物またはシール台紙が出てくる
計器にはよく使う種別を保存できる為、さらに工程の削減が可能です。
いずれもシンプルで分かりやすいよう設計されており、不慣れな人でも迷わずに使えるでしょう。
簡易書留用の設定
郵便料金計器にて「簡易書留」を選択すると、通常の郵便料金に350円プラスされた金額が表示されます。
2023年10月1日に従来の320円から350円へ値上げが行われましたが、これから導入するものに関しては350円表示に対応しています。
郵便物を計器にセットして印字
郵便物を計器にセットすると、自動で重量が計測され、簡易書留を送る際の料金が表示されます。
表示された内容に間違いがないかをしっかりと確認した上で印字ボタンを押しましょう。
印字されたものをその場で取り消すことはできないため、料金に間違いがある場合は以下の対応を行う必要があります。
- 料金が不足している場合：不足分を別途印字、もしくは不足分の切手を貼る
- 料金か超過している場合：未使用印字を郵便局へ持ち込み、返金を依頼する
郵便物の差し出し
郵便物に印字ができたことを確認した後は、郵便局へ持ち込みます。事前に料金を印字しておけば、郵便局内でもスムーズに対応してもらえるため、急ぎの郵便物も安心して預けられるでしょう。
Quadientがおすすめする簡易書留に対応した郵便料金計器
続いて、郵送関連のソリューション事業を手掛けるQuadient（クアディエント）がおすすめする郵便料金計器を4種類ご紹介します。
郵便料金計器｜iX-3
「iX-3」シリーズはコンパクトな見た目が特徴的な郵便料金計器であり、幅を取らないためオフィスを圧迫することなく使えます。
コンパクトでありながら処理能力に優れており、同一料金であれば、連続でスピーディーに印字ができます。
郵便料金計器｜iX-5
「iX-5」シリーズは2種類のタイプが登場しており、一つは郵便物を手で差し込むセミオートタイプのiX-5HF、もう一つは自動搬送機能が付いたiX-5AFです。
いずれもカラーディスプレイが搭載されており、操作しやすい点がメリットといえます。
郵便料金計器｜iX-7
「iX-7」シリーズはオプションのダイナミックスケールを付けることにより、重量・サイズの計測から搬送まで全てを自動で行ってくれる便利なモデルです。
一度に大量の郵便物を発送する企業におすすめです。
郵便料金計器｜IS-280
「IS-280」は本体が非常にコンパクトであり、デスクにおいても邪魔になることがありません。
一通ずつ手差しで印字するモデルで、一つひとつの作業を正確に行うことができます。
Quadientはさまざまな郵便関連のご相談を受け付けています
Quadientはこれまでにご紹介した郵便料金計器のほか、郵便業務を効率化させるための様々な機器を取り扱っています。
「インサーター」と呼ばれる封入封かん機であったり、郵便物の開封がしやすいレターオープナーであったりと、それぞれにメリットのある機器をチェックしてみてはいかがでしょうか。
さらには、郵便業務に関する負担を最小限に抑えるため、様々なカスタマーサービスを用意しています。全国に拠点を構えているため、お困りの際は担当者がすぐに駆け付けられるでしょう。
ソフトウェアサポートや各機器のメンテナンスなど、お困り事がある場合はお気軽にご相談ください。
まとめ
郵便計器は簡易書留を始めとする様々な郵便物を手軽に送るための機器です。
毎日の業務をシンプルにすることで一人ひとりの負担を減らし、空き時間を有効に活用してみてはいかがでしょうか。
